כניסה
למערכת
ט.מ.ל
PAYCHECKS
לחץ להרשמה
מרכז ידע
מרכז ידע
16.06.2014

שימור וניהול קבצים דיגיטליים

שימור וניהול קבצים דיגיטליים

ארכיון דיגיטלי הוא תהליך של שימור וניהול קבצים אלקטרוניים. ארכיון זה יכול לכלול חומרים שמלכתחילה נוצרו כחומרים דיגיטליים וגם חומרים שעברו עיבוד והפכו מחומרים פיזיים (כמו תמונות, סאונד אנלוגי והקלטות וידיאו או מוסיקה) למוצרים דיגיטליים.

אם, לדוגמה, מדובר בחומרים אומנותיים, ארכיון דיגיטלי מאפשר להעניק גישה לכלל הציבור, כך שמשתמשים כמו אומנים וצרכני אומנות יוכלו לגשת אליהם בקלות באמצעות המחשב, מבלי שיצטרכו להשתמש בעותק המקורי.

אבל הארכיון הדיגיטלי לא שמור אך ורק לתחום האומנות. אדרבה, הוא משמש אנשי עסקים וארגונים בעולם גם לשימור ולתיעוד מסמכי הארגון.

מסמכים דיגיטליים

הארכיון הדיגיטלי יכול לכלול הן מסמכים שנוצרו על גבי המחשב והן מסמכים שעברו תהליך דיגיטציה והומרו ממסמך נייר למסמך דיגיטלי באמצעות סריקה.

ארכיון דיגיטלי נוח מאוד לתפעול ולגישה, בעיקר כאשר מדובר בכמות רבה של מסמכים ומשתמשים שמאפיינת ארגונים וחברות עסקיות.

המאפיינים העיקריים של ארכיון דיגיטלי

  • בניית תוכן עניינים – בניית תוכן עניינים (אינדקס) לארכיון הדיגיטלי הופך את הגישה למסמכים השמורים בו לנוחה ביותר. חשוב שהארכיון הדיגיטלי יהיה מבוסס על תוכן עניינים שמותאם לצרכי המשתמשים. אינדקס שכזה יאפשר למנהלים ולעובדים לאחסן ולשלוף מסמכים באופן מסודר ומיידי.

לדוגמה, חברה שנותנת שירותים למוסדות חינוך שונים, תמיין את המסמכים המאוחסנים בארכיון הדיגיטלי לפי שמות המוסדות ושם הרשות המקומית, אבל מפעל שמיצר מוצרים לפי מידה, ימיין את המסמכים לפי סוג המוצר וגודל המוצר.

 

  • גיבוי מידע – באמצעות ארכיון דיגיטלי ניתן לגבות הררי מסמכים בקלות רבה. בדרך כלל הארגון נעזר בשרתים שנמצאים באתר מרוחק של חברה מקצועית שמנהלת אותם. שרתים אלה מגבים מידי יום את החומרים שעודכנו בארכיון הדיגיטלי.

 

  • אבטחת המידע – באמצעות הארכיון הדיגיטלי יכולים מנהלי הארגון לקבוע מי יהיו המשתמשים שיקבלו גישה לכל תחום של מידע שמאוחסן בארכיון. יש גם מערכות ארכיון דיגיטלי שמאפשרות למנהל לעקוב אחר פעולות שונות שמשתמשים אחרים עושים במערכת.

 

  • מציאת כל מסמך במהירות – ארכיון דיגיטלי מאפשר לשלוף כל מסמך באמצעות חיפוש על פי ביטוי או מילה, הרבה יותר מהר מאשר החיפוש הרגיל במחשב האישי. זאת, משום שהנתונים הרלוונטיים נשלפים מתוך מסד נתונים שנשמר על פי שדות או ביטויים. שיטה זו מאפשרת לשלוף במהירות כל מסמך נדרש, מבלי שיהיה צורך לחפש אותו בכל השרת כפי שהדבר נעשה כשמחפשים משהו במחשב האישי.

יתרונות הארכיון הדיגיטלי

ארכיון דיגיטלי מעודכן ואמין מאפשר ניהול חכם ויעיל. ארכיון שכזה מעניק למנהלים מענה זריז, מעודכן ומהיר ותורם לחיסכון בתחומים שונים, כגון:

  • שטחי האחסון שנדרשו לשמירה פיזית של מסמכי נייר שנצברו במשך השנים הופכים למיותרים.
  • אפשרות למצוא במהירות כל מסמך מבוקש ויכולת גיבוי מיידי, תורמים לחיסכון רב בזמן.
  • ניהול ההרשאות בארכיון הדיגיטלי מאפשר למנהלים לקבוע מי מהמשתמשים ייחשף לארכיון ולאיזה מידע ובכך חוסך גם בתחום האבטחה.
  • ארכיון דיגיטלי מאפשר כניסה מרחוק לתוך "המשרד" באמצעות מערכת SSL שמאפשרת כניסה מאובטחת מרחוק לכל התיקיות של הארגון בעל עת ומכל מקום בעולם שבו יש חיבור לאינטרנט.

 





צור קשר
נשמח לעמוד לשרותך | 03-7552500