מדריך לשידור דיווח שכר חודשי מפורט

עפ"י הנחיות המוסד לביטוח לאומי, החל מתאריך 15 נובמבר 2021 מחויבים כל המעסיקים בדיווח מפורט של העובדים והשכר מדי חודש. למידע נוסף בנושא הנחיות אלו לחץ כאן

דגשים חשובים לפני שידור דיווח חודשי :

• הגדרת רכיבים:
  יש לוודא שרכיבי השכר בחברתכם מוגדרים בהתאם. לצורך כך יש להיכנס בכל חברה בחודש האחרון שפתוח ולבצע הגדרה זו לכל אחד מהרכיבים, בנתיב: .2 חוקה פרמטרים >1. אקסולוגיה לחברה > 1. אקסולוגית רכיבים > כרטסת "נלוות למיסים" ולבדוק את הדברים הבאים:

– הגדרת סוג הרכיב לביטוח לאומי
יש לציין עבור כל רכיב שכר את מהות הרכיב: רגיל, שעות נוספות, מחלה בתשלום, חופשה בתשלום, היעדרות, הסתגלות, אי הודעה מוקדמת או ימי בידוד בתשלום.
הגדרת ברירת המחדל של המערכת בטור זה היא "רגיל".
יש לבצע את ההגדרה לכל רכיב בנפרד בכל חברה בחודש האחרון שפתוח.
אין לשנות הגדרה "רגיל" ברכיבים בסיסיים של טמל. (עד רכיב 27 כולל) למעט רכיב " 9. אי הודעה מוקדמת".

– הגדרת רכיב חד פעמי כ"תשלום נוסף ב.ל":
יש לוודא שכל הרכיבים המשולמים באופן חד פעמי מוגדרים כ "כ" בעמודה "תשלום נוסף ב.ל".

– הגדרת רכיב קבוע
יש לוודא שכל הרכיבים המשולמים מידי חודש מוגדרים כ "ל" בעמודה "תשלום נוסף ב.ל".

חשוב!! במידה ואותו רכיב משמש לפעמים כתשלום נוסף ולעיתים כתשלום חודשי קבוע יש להקים שני רכיבים נפרדים.

• תיעוד הפסקות עבודה (יציאה לחל"ת, שמירת הריון, חופשת לידה, פיטורין וכו')
  חובה לקלוט את סיבת ההפסקה ותקופת ההפסקה.
  תיעוד זה יעשה במסך "קליטת הפסקת עבודה" בכרטיס העובד > מסך "נתוני העסקה" > אזור "נלוות".
• תיעוד בעל שליטה בדיווח שכר חודשי נדרש בחברות בע"מ בלבד. על מנת לוודא שסוג העסק מוגדר באופן תקין (חברה, עמותה, עצמאי וכו') יש להיכנס ל 5. פרטי חברה > לשונית "הגדרות למיסים/נלוות לט' 102" ולהגדיר את הערך הנכון בשדה "סוג העסק".
  כמו כן, יש לוודא שהעובד מוגדר כ"בעל שליטה" בכרטיס העובד > מסך "נתוני העסקה > אזור "ביטוח לאומי" > שדה "בעל שליטה לב.ל".
• תיעוד תקופת דמי הסתגלות/אי הודעה מוקדמת

בעת שיוך רכיב שכר מסוג אי הודעה מוקדמת או דמי הסתגלות יש לציין את התקופה בגינה ניתן התשלום. יש להגדיר את הרכיב כ"אי הודעה מוקדמת" או "דמי הסתגלות" ב2 חוקה פרמטרים > 1. אקסולוגיה לחברה > 1. אקסולוגית רכיבים > כרטסת "נלוות למיסים" > "סוג רכיב ב.ל". בעת שיוך הרכיב לכרטיס העובד המערכת תקפיץ מסך בו יש לרשום את התקופה הרלוונטית.

• ניהול צבירת מחלה לפי שעות: מעסיקים שמנהלים את צבירת המחלה בתוכנה לפי שעות מתבקשים לסמן את השדה "ניהול בשעות" בכרטיס העובד > מסך "היעדרויות" > לשונית "מחלה".

שידור/הפקת קובץ דיווח חודשי ובדיקת משוב לכל חברה

• שידור דיווח פרטני חודשי לחברה מסוימת למעסיקים
  שידור השכר המפורט ישירות מהתוכנה יעשה רק לאחר שידור טופס 102ו617(במידת הצורך).
  לשידור הדיווח המפורט יש להיכנס בנתיב הבא :
  4. דוחות > 1. דוחות לשלטונות המס > 1.טופס 102 > 9. שידור פירוט שכר חודשי.
  לאחר שידור הדיווח יש להמתין כ24 שעות ולשדר בקשה למשוב אודות הדיווח כמפורט מטה.
  סיום התהליך יהיה רק לאחר קבלת תוצאת משוב ללא שגיאות כלל.
• שידור בקשה למשוב אודות דיווח חודשי
  שידור הבקשה יעשה כ24 שעות לאחר שידור הדיווח החודשי.
  יש להיכנס בנתיב הבא:
  4. דוחות > 1. דוחות לשלטונות המס > 1.טופס 102 > 10. בדיקת משוב דיווח חודשי.
  יש לבחור את חודש הדיווח המבוקש וללחוץ על "שידור הבקשה".
  בסיום השידור יוצג "יומן שידור דיווח חודשי" ובו יוצגו כל השגיאות . יש לשמור או להדפיס את הדוח, לתקן את השגיאות בהתאם ולשדר את הדיווח החודשי בשנית.
• הפקת קובץ  לכל חברה
  יש להיכנס ל4. דוחות > 1.דוחות לשלטונות המס > 9.ממשקים לביטוח לאומי> 2. הכנת קובץ דיווח שכר חודשי, לבחור את הנתיב לשמירת הקובץ.
  שם קובץ ברירת מחדל הוא תיק ניכויים של החברה, מספר החברה, חודש ושנת הדיווח והמילה MW. ניתן לשנות את שם הקובץ.
  לדוגמה :
  911111111_78_062021_MW.DAT
  את הקובץ ניתן לדווח באמצעות אתר התשלומים או  אתר המייצגים. לקוחות הרשומים למערכת B2B יכולים לדווח באמצעותה.

סיום התהליך יהיה רק לאחר קבלת תוצאת משוב ללא שגיאות כלל.

• בדיקת משוב דיווח חודשי לאחר שידור באתר התשלומים/ מייצגים או קשרים עסקיים באתר ביטוח לאומי
  לאחר כ 24 שעות לקוחות נדרשים להיכנס לאתר שבאמצעותו שידרתם, לבדוק את המשוב אודות הדיווח, לתקן את השגיאות שנמצאו ולשדר את הקובץ בשנית. סיום התהליך יהיה רק לאחר קבלת תוצאת משוב ללא שגיאות כלל.

שידור דיווח חודשי/הכנת קובץ דיווח חודשי ושידור בקשה למשוב למספר חברות

לנוחיותכם, הוספנו למסך סרגל הפקות(ממסך רשימת החברות) את האפשרויות הבאות:

• הכנת קובץ דיווח חודשי
• שידור דיווח חודשי
• שידור משוב דיווח חודשי.

  יש לסמן בצד ימין את החברות הרצויות (על ידי לחיצה כפולה על השדה "סימון") ובצד שמאל יש לסמן את האופציה המבוקשת: "הכנת קובץ דיווח חודשי", "שידור דיווח חודשי" או"שידור משוב דיווח חודשי".

חשוב!!!
במידה ומתקבלות שגיאות ביומן שידור דיווח חודשי (לאחר שידור בקשה למשוב), יש לתקן את השגיאות שנמצאו, לשדר את הדיווח החודשי בשנית, ולאחר כיממה לשדר שוב משוב.
יש לחזור על תהליך זה עד לקבלת משוב ללא שגיאות.
שידור הדיווח יחשב כ"שודר" רק לאחר שהמשוב חוזר כתקין.

הצגה לבקרה – קובץ קבוע

ניתן להציג את נתוני הדיווח לבקרה בנתיב הבא:
4. דוחות > 1.דוחות לשלטונות המס > 9.ממשקים לביטוח לאומי > 8. הצגה לבקרה קובץ קבוע
בשדה "טופס" ניתן לבצע סינון לפי סוג טופס – "דיווח חודשי" ובשדה "חודש" לבחור את החודש הרצוי.

לאחר הסינון ניתן ללחוץ על הפקד   (בצד ימין למעלה) כדי להציג את הדוח המסונן.

לנוחיותכם, מצ"ב סרטון שהוכן לגבי דיווח חודשי –